TRACES – Allgemeine Informationen und praktischer Importablauf
Das Datenbanksystem TRACES muss seit dem 19. Oktober 2017 verbindlich zur Erstellung und Abfertigung von Kontrollbescheinigungen und Teilkontrollbescheinigungen genutzt werden. Damit die Drittlandkontrollstelle die Kontrollbescheinigung erstellen kann, muss jeder Importeur und jeder Erste Empfänger einen Zugang zu TRACES beantragt haben. Unter dem Menüpunkt „TRACES Anmeldung“ finden Sie eine genaue Anleitung, wie die TRACES Registrierung vorzunehmen ist.
Seit dem 1. Januar 2022 werden in Deutschland die COIs vollständig von den zuständigen Öko-Fachbehörden der Länder bearbeitet. Die Zollbehörden bearbeiten das COI nicht mehr. Die Bio-Verzollung durch die Behörde ist zwingende Voraussetzung für die abschließende Freigabe der Ware durch den Zoll. Zuständig ist die Behörde am Ort der Überlassung in den zollrechtlich freien Warenverkehr.
Das Importunternehmen bzw. das beauftragte Unternehmen sollte sich für einen reibungslosen Ablauf vorab bei der zuständigen Behörde zur Bearbeitung der Importunterlagen erkundigen, ob diese das COI in Papierform benötigt oder die Bearbeitung des COI in TRACES NT mittels einer elektronischen Signatur möglich ist. Verwendet die Drittlandkontrollstelle eine zertifizierte elektronische Signatur (E-Seal), ist i.d.R. kein Papier-Original erforderlich.
Bei der Erstellung des COI sind durch die Drittlandkontrollstelle die Geschäfts- und Beförderungspapiere und die ggf. vorhandenen Analysen und sonstige Testergebnisse ab 01.01.2022 zwingend in TRACES hochzuladen. Damit ist sichergestellt, dass für die Dokumentenprüfung in TRACES mindestens die folgenden Unterlagen verfügbar sind:
o Konnossement/Bill of Loading bzw. Frachtpapier/Waybill,
o Handelsrechnung/Invoice,
o Packliste/Packing List.
Rechtzeitige Information an die Behörde und die Kontrollstelle des Einführers: Bitte melden Sie die Einfuhr rechtzeitig (mind. einen Arbeitstag vor Eintreffen der Sendung) per Email an die Behörde an mit Angabe der COI-Nummer und Datum der Ankunft. Dazu muss Feld 20 im COI zwingend ausgefüllt sein (Vorabinformation Datum und Uhrzeit zum Eintreffen der Sendung).
Das von der zuständigen Behörde abschließend bearbeitete COI wird ausgedruckt und mit handschriftlicher Unterschrift und Dienstsiegel versehen. Im Anschluss daran wird das Dokument ggf. zusammen mit einem Gebührenbescheid an den Einführer versendet.