TRACES – Praktischer Importablauf

Für jede Sendung muss ein COI ausgestellt werden. Ausnahmen gelten für die Länder Schweiz, Liechtenstein, Norwegen und Island.

Die Erstellung des COIs erfolgt durch die Kontrollstelle des letzten physischen Aufbereiters/Exporteurs (Feld 5 im COI) im Drittland. Diese übernimmt die Verantwortung für die Ausstellung des Dokuments. Die Drittlandkontrollstelle ist verpflichtet, Sendungen, die für den Export in die EU bestimmt sind, vor Verlassen des Drittlandes zu verifizieren. Dies erfolgt durch eine Prüfung der Dokumente sowie, auf Grundlage einer Risikoabschätzung, gegebenenfalls durch physische Kontrollen.

Die Drittlandkontrollstelle hat die Pflicht, wichtige Dokumente im TRACES-System hochzuladen, um die Bio-Verzollung in der EU zu ermöglichen. Diese Dokumente müssen für die zuständigen Behörden in der EU verfügbar sein, um die Sendung korrekt und effizient prüfen zu können.

• Handelsrechnung/Invoice:
  Die Handelsrechnung enthält detaillierte Angaben zu den verkauften Produkten, inklusive Preise, Mengen und beteiligte Parteien (Verkäufer und Käufer).
• Konnossement/Bill of Lading bzw. Frachtpapier/Waybill:
  Diese Dokumente dienen als Beförderungspapiere und bestätigen die Verschiffung oder den Transport der Ware.
• Packliste/Packing List:
  Die Packliste gibt eine genaue Übersicht über die enthaltenen Produkte und deren Verpackung,
  z. B. Stückzahlen, Chargennummern und Verpackungseinheiten.

Weitere mögliche Unterlagen:

• Analyseergebnisse und sonstige Testergebnisse:
  Falls vorhanden, sollten relevante Analysen, wie etwa Rückstandsanalysen, ebenfalls hochgeladen werden.
• Reiseplan:
  Falls relevant, wird der Reiseplan des Transports hochgeladen, insbesondere bei komplexeren Logistikabläufen, um die Route und Zwischenstationen nachvollziehen zu können.

Die Felder 1 bis 18 müssen von der Kontrollstelle im Drittland ausgefüllt werden.

Feld 6 – Händler/Agent: Hier wird der Name und die Anschrift eines oder mehrerer Unternehmer angegeben, die das Erzeugnis kaufen oder verkaufen, ohne es zu lagern oder physisch handhaben. Diese benötigen keine eigene Bio-Zertifizierung.

Feld 10 – Ort der Überführung in den zollrechtlich freien Warenverkehr: Die Angaben in diesem Feld können vom Einführer oder dessen Vertreter vor der Ankunft der Sendung an der Grenzkontrollstelle oder am Ort der Überführung nach Bedarf angepasst werden.

Einträge in Feld 13 (Beschreibung der Erzeugnisse), 16 (Bruttogesamtgewicht) und 17 (Verwendete Transportmittel) können von der Drittlandkontrollstelle oder dem Einführer innerhalb von 10 Tagen nachgetragen werden, jedoch auf jeden Fall vor der Verzollung.

Feld 13 – Beschreibung der Erzeugnisse: Detaillierte Angaben zu den Erzeugnissen (ökologisches- oder Umstellungs-Erzeugnis, KN-Code (8-stellig), Handelsbezeichnung, Erzeugniskategorie, Anzahl der Packstücke, Partienummern, Nettogewicht).

Feld 16 – Bruttogesamtgewicht: Gesamtbruttogewicht, ausgedrückt in entsprechenden Einheiten (kg, Liter usw.)

Feld 17 – Transportmittel zum Eingangsort in die Union: Hier werden die verwendeten Transportmittel vom Ursprungsland bis zur Ankunft des Erzeugnisses an der Grenzkontrollstelle oder am Ort der Überführung in den zollrechtlich freien Verkehr angegeben.

Feld 18 – Erklärung der Drittlandkontrollstelle: Hier verifiziert und signiert die Drittlandkontrollstelle das COI.

Feld 20 – Voranmeldung: Das Vorabdatum und die Uhrzeit des Eintreffens Sendung muss vom Einführer zwingend ausgefüllt werden (Siehe Kasten: Rechtzeitige Information an die Behörde und die Kontrollstelle des Einführers).

Feld 24 – Erster Empfänger in der Europäischen Union: Name und Anschrift des ersten Empfängers in der Europäischen Union. Dieses Feld ist vom Einführer auszufüllen.

Feld 30 – Schlussfolgerung der Behörde: Das von der zuständigen Behörde abschließend bearbeitete COI wird mittels elektronischer Signatur digital verzollt (siehe Verzollungsprozedere). Folgende Schlussfolgerungen sind möglich:

Feld 31 – Erklärung des ersten Empfängers: Hier dokumentiert und signiert der Erstempfänger (meist auch gleichzeitig der Einführer) den physischen Empfang und die Vereinnahmung der Ware. Die Identität der Lieferung und die Freigabe der zuständigen Behörde in Feld 30 werden dadurch bestätigt. Dieser Eintrag muss in TRACES vorgenommen werden, um den Importvorgang abzuschließen. Erst dann darf die Ware freigegeben werden.

• COI-Bearbeitung:
  Seit dem 01.01.2022 wird diese vollständig durch die zuständigen Öko-Fachbehörden der Bundesländer durchgeführt (nicht mehr durch den Zoll).
• Zuständige Behörde:
  Zuständig ist die Behörde am Ort der Überlassung in den zollrechtlich freien Warenverkehr.
• Bio-Verzollung:
  Die Bearbeitung und Freizeichnung des COIs durch die Behörde ist zwingende Voraussetzung für die Annahme der Einfuhranmeldung und abschließende Freigabe durch den Zoll.
• ATLAS-System:
  Ware muss zwingend im Zollverwaltungssystem ATLAS als Bio-Ware angemeldet werden.

Bitte melden Sie die Einfuhr rechtzeitig (mind. einen Werktag vor Eintreffen der Sendung) per E-Mail bei der zuständigen Behörde an, mit Angabe der COI-Nummer und Datum der Ankunft, z. B. „COI.CN.2024.00002 ETA 18.08.2024„. Es empfiehlt sich, die Prüfgesellschaft in CC zu setzen, da Sie Ihre Kontrollstelle über jede Einfuhr informieren müssen.

Bitte fügen Sie der E-Mail keine warenbegleitenden Papiere bei. Falls diese von Ihnen noch nachgereicht oder geändert werden müssen, dann laden Sie diese (Bill of Lading, Rechnung, Packliste, ggf. Analyseberichte, Riseplan) in TRACES im Abschnitt Begleitdokumente hoch.

Feld 10 (Ort der Überführung in den zollrechtlich freien Warenverkehr) und Feld 20 (Vorabinformation Datum und Uhrzeit zum Eintreffen der Sendung) müssen dabei im COI zwingend ausgefüllt sein.